Die Arbeit als Freelancer ist von stark wechselnden Anforderungen, umfangreichen Projekterfordernissen und hohen Kundenerwartungen geprägt. Neben Flexibilität wird von einem Freelancer gefordert, dass er sich schnell auf seine Kunden einstellen kann und in kurzer Zeit deren Business versteht, um mit seiner Anstellung für einen echten Mehrwert zu sorgen. Ein Freelancer muss kommunikationsstark und selbstsicher auftreten, ohne dabei jedoch überheblich oder oberflächlich zu wirken. In diesem Artikel erläutern wir die wichtigsten Grundregeln, wie sich ein Freelancer erfolgreich beim Kunden präsentiert.
1. Auftreten eines Freelancers im Unternehmen
Eine der wichtigsten Grundregeln ist das Erscheinungsbild eines Freelancers bei einem Kunden, also im Unternehmen. Grundsätzlich sollte das Erscheinungsbild gepflegt und seriös sein. Hier gilt jedoch: Pass dich an deinen Kunden an. Oft wird es als negativ gewertet, wenn sich der Freelancer overdressed präsentiert, während der Kunde einen casual Kleidungsstil pflegt.
Dresscode – was zieh ich an
An dieser Stelle kann es hilfreich sein, sich im Vorhinein über den Kunden zu informieren. Wenn beispielsweise der Dresscode „business casual“ lautet, dann darf der Mann zu einem Businessanzug in beliebiger, dennoch bürotauglicher, Farbe greifen und kann auf die Krawatte verzichten. Für die Frau gilt an der Stelle Hosenanzug oder Kostüm oder auch ein Twinset mit Rock oder Hose. Lautet jedoch der Dresscode „Businesskleidung“ dann muss ein Mann eine Krawatte zum Anzug tragen. Die Frau darf bei diesem Dresscode nur ein Kostüm oder einen Hosenanzug auswählen. Du siehst also, trotz der fast gleich lautenden Bezeichnung der beiden Dresscodes, ist damit mit Nichten das Gleiche gemeint.
Dresscode – was sollte ich vermeiden
Zu den absoluten No-Gos für die Männer zählen unter anderem ein Kurzarmhemd, Motivkrawatten oder eine Hose ohne Gürtel. Eine Frau sollte immer Strumpfhosen unter dem Rock oder dem Kleid tragen. Ebenfalls gehört eine offenherzige Bluse nicht in ein Meeting mit einem Kunden – ganz egal welcher Dresscode angesetzt wurde. Selbstverständlich sind Piercings, sichtbare Tattoos oder billig wirkender Schmuck bei beiden Geschlechtern nicht erlaubt! Mehr zum Thema Dresscodes findet hier.
Das Äußere allein entscheidet jedoch nicht allein darüber, ob ein Freelancer einen professionellen Eindruck hinterlässt. Wichtig ist auch die innere Einstellung oder auch das Mindset. Ein Freelancer sollte dem Kunden oder seinen Mitarbeitern gegenüber niemals arrogant oder oberflächlich auftreten. Dies gilt für alle Situationen mit dem Kunden, beginnend mit einem zufälligen Treffen im Fahrstuhl, der ersten Begrüßung am Empfang bis zum Meeting selbst und der Verabschiedung. Ein Freelancer muss einen zuverlässigen, loyalen, diskreten und höflichen Charakter an den Tag legen. Ebenfalls sollte er seine Lösungsbereitschaft zeigen und Nachhaltigkeit in Wort und Tat üben. Er muss für das Unternehmen immer ansprechbar sein, termintreue vorweisen und gelassen auch in stressigen Projektsituationen agieren.
2. Die korrekte Begrüßung am Tag des Meetings
Es gilt als höflich, wenn derjenige zuerst grüßt, der den anderen zuerst gesehen hat. Zudem solltest du zuerst grüßen, wenn du einen Raum betrittst oder auf eine Gruppe zugehst. Gehe niemals mit „gezogener“ Hand zur Begrüßung auf deinen Gesprächspartner zu. Dies könnte als bedrohlich eingestuft werden. Drücke beim Handschlag die Hand des anderen nicht zu stark und dennoch mit einem bestimmten Druck, sonst hinterlässt du einen zu weichen Eindruck. Solltest du einen Mitarbeiter zu dem Meeting mitbringen, dann ist es an dir ihn den anderen Teilnehmern vorzustellen.
3. Verhalten während der Laufzeit eines Projektes
An dieser Stelle möchten wir ein Zitat einfließen lassen, was den Projektalltag und das Verhalten eines erfolgreichen Freelancers sehr gut beschreibt:
„It is not the strongest that survives, nor most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change!“ -Charles Darwin-
Du solltest als Freelancer jederzeit einsatzbereit und flexibel genug sein, dich auf neue Situationen, Kunden und Unternehmen einzulassen. Nur so bekommst du Aufträge und kannst von dem Job leben. Dazu gehört, dass du bei jedem Meeting mit einer klaren Struktur bei deinem Kunden auftrittst. Eine Agenda, ein Gesprächsleitfaden und ein Kalender solltest du immer dabei haben. Es bleibt dir überlassen, ob du auf die digitale Welt setzen und mit einem Tablet oder Notebook den Raum betrittst und du dir Notizen machst.
Selbstverständlich ist auch der klassische Weg über einen hochwertigen Block und einen Stift völlig in Ordnung. Dieser Weg garantiert, dass du dich nicht von anderen Dingen, wie etwa eingehenden Mails oder noch zu erledigenden Aufgaben, welche am Notebook angezeigt werden, ablenken lässt. Du bist so ganz nah beim Kunden und zwar während des ganzen Meetings. Auch dieser Punkt ist sehr wichtig. Sei immer ansprechbar und bereit deine Meinung zu äußern oder eine Lösung zu präsentieren. Ziehe dich keinesfalls im Meeting körperlich oder geistig zurück. Präsenz zeigen ist ein gutes Erfolgsrezept. Ebenfalls solltest du immer eine kleine Büroausstattung in deiner Tasche dabei haben, um einen vorbereiteten Eindruck zu hinterlassen.
Der Gesprächseinstieg sollte immer mit leichten Themen gestaltet werden. Positiv besetzt sind u.a. Hobby, Anreise, Unterhaltung, Sport, Kulinarisches, Wetter. Damit gilt es eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen und dabei eine Position zu beziehen, ohne dabei zu polarisieren. Dies könnte vom gegenüber arrogant eingestuft werden. Achte während des Gespräches darauf, dass deine Kernbotschaften beim Gegenüber ankommen und baue eine Argumentationskette auf, in der du auf deine Lösung hinarbeitest. Erzeuge dabei Spannung und achte auf ein entspanntes Sender-Empfänger-Verhältnis. Am Ende des Gesprächs solltest du deine Punkte nochmals zusammenfassen, um die Kernaussagen zu stabilisieren. Darüber hinaus gilt es hier das weitere Vorgehen abzustimmen, den nächsten Gesprächstermin anzusetzen und die To-Dos bis dahin zu verteilen.
4. Kommunikation per E-Mail
Es wird jedoch auch Tage oder Momente geben, an denen der Freelancer nicht vor Ort beim Kunden sein kann und die Kommunikation über E-Mail stattfinden muss. Hier sollte dringend darauf geachtet werden, dass dieser Weg der Kommunikation keine banale Unterhaltung darstellt, sondern es muss immer ein seriöser Eindruck gewahrt werden.
Dies wird schon in der Betreffzeile deutlich. Diese sollte nie leer gelassen werden, damit der Empfänger der E-Mail direkt einen Bezug zum Inhalt hat und auf den ersten Blick einordnen kann, ob es sich um eine dringende Angelegenheit handelt, oder nicht. Zudem sollte der Freelancer eine passende Anrede finden. Bei einem Neu- oder Erstkontakt sollte man immer formell bleiben. Der Freelancer sollte die E-Mail immer mit einer persönlichen und positiven Formulierung beenden. Weiterhin sollte sich an der E-Mail eine aussagekräftige Signatur befinden. Es gilt allgemein als unprofessionell E-Mails ohne Absprache mit dem Absender weiterzuleiten, daher sollte dies im Vorhinein unbedingt abgeklärt werden. Um auch in der Kommunikation per E-Mail Verbindlichkeit und Präsenz zu zeigen, sollte sich der Freelancer nicht länger wie 24 Stunden Zeit lassen, um eine E-Mail zu beantworten.
Fazit:
Dein großes Ziel als Freelancer sollte sein, für den Kunden in dem Projekt eine unentbehrliche Beraterrolle einzunehmen. Nehme daher aktiv Verantwortung wahr, ohne dich dabei selbst zu überschätzen. Nutze die hier beschriebenen Grundregeln. Bleibe in deinem Auftreten authentisch und spreche Probleme frühzeitig an. Finde deinen Weg. You can do it!
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