Professionelles Prozessmanagement ist der systematische und organisierte Ansatz zur Verwaltung von Prozessen innerhalb einer Organisation. Es umfasst die Gestaltung, Dokumentation, Umsetzung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv sind und mit den allgemeinen Zielen der Organisation übereinstimmen. In diesem Artikel wollen wir den Nutzen eines professionellen Prozessmanagement aufzeigen und einen Einblick in Methoden zur Prozessoptimierung geben.

1. Warum Prozessmanagement wichtig ist für Unternehmen?

Der wesentliche Nutzen des Prozessmanagements besteht darin, dass es Organisationen hilft, ihre Gesamteffizienz und -effektivität zu verbessern, indem es ihre Prozesse identifiziert, analysiert und optimiert. Dies kann zu Kosteneinsparungen, verbesserter Qualität und höherer Kundenzufriedenheit führen. Darüber hinaus kann Prozessmanagement Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse besser auf ihre strategischen Ziele auszurichten und Risiken besser zu steuern und zu kontrollieren.

Dabei ist die Anpassung von Prozessen keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Umweltbedingungen ändern sich, so dass Unternehmen gefordert sind ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um erfolgreich zu sein. Die größten Treiber für den Einsatz eines modernen Prozessmanagement sind häufig Effizienzsteigerungsprojekte, die digitale Transformation und gesetzliche Anforderungen. Auch können sich der Wettbewerb und die Kundenbedürfnisse verändern, mit Auswirkungen auf existierende Prozesse.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse „state-of-the-art“ sind, wollen sie denn erfolgreich sein. Dabei können Prozessmanagement-Tools und -Methoden helfen, Prozesse zu identifizieren, die angepasst werden müssen, und die notwendigen Schritte zur Anpassung zu planen und umzusetzen.

2. Welche Methoden verwendet das Prozessmanagement?

Ein wirksames Prozessmanagement erfordert einen sehr gut durchdachten Plan, der den kontinuierlichen Bedarf an Prozessdefinition, Prozessausführung und Prozessbewertung berücksichtigt. Im Mittelpunkt steht dabei die Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dabei gibt es mehrere bewährte Tools- bzw. Methoden, um die Qualität der Prozesse zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Auf die Methoden Six Sigma und Total Quality Management (TQM) wollen wir eingehen.

Six Sigma

Six Sigma gibt es seit Mitte der 1980er Jahre als allgemeinen Ansatz zur Prozessverbesserung und zum umfassenden Qualitätsmanagement. Dieses Konzept wurde von der Firma Motorola in den USA entwickelt. Methodisch steht hinter dem Six Sigma-Ansatz das Bestreben, die Leistungsfähigkeit von Prozessen mittels Kennzahlen messbar zu machen. Ein wesentliches Kernelement ist hierbei der sogenannte DMAIC- Zyklus (Define – Measure – Analyze – Improve – Control). Ein wesentliches Ziel des Six Sigma ist es, fehlerfreie Prozesse und Produkte zu realisieren.

Um einen Prozess mit Six Sigma zu optimieren, werden in einem ersten Schritt der Prozess und seine Ziele definiert. Dann werden Daten gesammelt und analysiert, um die aktuelle Leistung des Prozesses zu ermitteln. In der Phase Analysieren werden die Daten verwendet, um die Ursachen für Mängel und Ineffizienzen im Prozess zu ermitteln. In der Verbesserungsphase werden mögliche Lösungen zur Beseitigung der Fehlerursachen entwickelt und umgesetzt. In der Kontrollphase schließlich wird ein Kontrollsystem eingerichtet, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen im Laufe der Zeit aufrechterhalten werden.

Lean Thinking

Lean Thinking ist eine modifizierte Version von Six Sigma. In vielen Publikationen als Lean Sigma oder Lean Six Sigma bezeichnet. Es konzentriert sich auf spezifische Aufgaben, die dem Kunden einen größeren Nutzen bringen, und identifiziert Bereiche mit potenziellen Prozessineffizienzen. Als ein wesentlicher Unterschied lässt sich feststellen, dass das Six Sigma bei der operativen Prozessoptimierung sehr stark die Output-Qualität fokussiert, während sich das Lean Management auf die Durchlaufzeit konzentriert

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) wurde in den 1980er Jahren von Herstellern und Regierungsbehörden eingeführt. Es konzentriert sich auf die Beseitigung von Prozessmängeln und die Verbesserung der Gesamtqualität des Endprodukts oder der Dienstleistung. Die im TQM genutzten Methoden und Instrumente zur Leistungs- und Prozessverbesserung beziehen sich insbesondere auf die Überprüfung und Weiterentwicklung der existierenden Organisationsstruktur.

Fazit

Wesentliche Bausteine für ein erfolgreiches Prozessmanagement sind die Definition und Dokumentation von Prozessen, die Festlegung von klaren Verantwortlichkeiten auf Prozessebene und die Etablierung eines Prozesscontrollings, aus dem heraus Optimierungsansätze im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses geniert werden können. Methodenkompetenzen sind dabei wichtige Grundlagen für das Verstehen und Verbessern von Geschäftsprozessen. Deshalb ist es für jeden, der Prozesse optimieren will, wichtig, sie zu beherrschen

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Management Consultant, Bankingexperte @ schnekenbühl consulting