Schwerpunkt: Prozessmanagement
Kunde: Fintech
Strukturierte Prozesse als Enabler für Skalierung und Transformation
In vielen Organisationen entstehen operative Prozesse aus der Dynamik des Alltags – durch gewachsene Abläufe, implizites Wissen und pragmatische Entscheidungen. Doch wenn Strukturen skalieren sollen, stößt dieses Modell an seine Grenzen: Intransparenz, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Dokumentation behindern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern gefährden auch langfristige Initiativen wie Automatisierung, Audit-Vorbereitung oder digitale Transformation. In einem kürzlich abgeschlossenen Projekt stand daher genau diese Herausforderung im Zentrum: Die operative Prozesslandschaft einer digital arbeitenden Organisation sollte vollständig erfasst, methodisch strukturiert und dauerhaft nutzbar gemacht werden – als Grundlage für Governance, Weiterentwicklung und Effizienz.
1. Projektziel und Rahmenbedingungen
Ziel war die vollständige Erhebung und Modellierung aller End-to-End-Prozesse über alle Fachbereiche hinweg – mit klarer Dokumentation, eindeutigen Verantwortlichkeiten und technischer Modellierung nach BPMN 2.0. Die Herausforderung lag vor allem darin, heterogene Perspektiven und unterschiedliche Detaillierungstiefen in ein einheitliches, tragfähiges Modell zu überführen, das sowohl als internes Steuerungsinstrument als auch als Grundlage für spätere Automatisierungsinitiativen dienen kann. Für die Umsetzung kam das Tool HOPEX (MEGA International) zum Einsatz, das die Anforderungen an BPMN-Konformität, kollaboratives Arbeiten und Prozess-Governance erfüllt.
2. Vorgehensmodell in drei Phasen
Analyse
Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurde der geeignete Detaillierungsgrad definiert. Anschließend erfolgte die Sichtung vorhandener Dokumentationen und informeller Wissensquellen. Ziel dieser Phase war ein erster Grobentwurf der Prozesslandschaft – mit Fokus auf Hauptprozesse, relevante Schnittstellen, Kommunikationsflüsse und IT-Unterstützung.
Modellierung
In einer Reihe von Workshops und strukturierten Interviews wurden die Ist-Prozesse end-to-end aufgenommen und in BPMN 2.0 überführt. Neben der Prozesslogik wurden auch Rollen, Ereignisse, Datenobjekte, Risiken und Kontrollpunkte modelliert. Bei divergierenden Sichtweisen oder komplexen Schnittstellen erfolgte die Modellierung iterativ in mehreren Schleifen – unter konsequenter Anwendung definierter Modellierungsrichtlinien.
Validierung & Übergabe
Nach der Modellierung wurden die Prozesse gemeinsam mit den verantwortlichen Fachbereichen überprüft, überarbeitet und finalisiert. Die Qualitätssicherung erfolgte über Review-Sessions; die formale Abnahme über die jeweiligen Prozessverantwortlichen. Die finalen Modelle wurden in einer zentralen HOPEX-Bibliothek verankert – als Grundlage für Folgeprojekte (z. B. Prozessoptimierung, Audit-Vorbereitung, digitale Skalierung).
3. Ergebnisse und Wirkung
Die Organisation verfügt heute über eine zentral gepflegte, konsistente Prozessarchitektur – revisionssicher dokumentiert, teamübergreifend anschlussfähig und methodisch standardisiert. Neben der Transparenz auf Prozessebene wurde auch ein organisationsweites Prozessverständnis etabliert: Zuständigkeiten sind geklärt, Schnittstellen sichtbar, Synergien identifizierbar. Die geschaffene Struktur ermöglicht nicht nur zukünftige Effizienzgewinne, sondern auch schnellere Reaktionsfähigkeit bei regulatorischen, technologischen oder strategischen Veränderungen.
Fazit
Prozessmodellierung ist keine reine Dokumentationsübung. Richtig umgesetzt, wird sie zum strategischen Werkzeug: Sie schafft Klarheit, ermöglicht Steuerung – und legt den Grundstein für skalierbares Wachstum. Entscheidend ist nicht nur die Methode, sondern die Qualität der Zusammenarbeit. Genau dort lag der Schlüssel in diesem Projekt.