Schwerpunkt: Prozessmanagement
Kunde: Fintech
Ausgangssituation und Projektziele
Der Kunde ist eine Neo-Bank, die sich auf die Kontoführung per Smartphone spezialisiert hat und Anfang 2021 über sieben Millionen Kundinnen und Kunden verfügte. Im Rahmen des Projekts „Process Landscape Modelling“ sollten unter breiter Beteiligung der Führungskräfte und Mitarbeiter die Geschäftsprozesse der Bank modelliert und dokumentiert werden. Die Dokumentation und Visualisierung der Geschäftsprozesse sind der erste Schritt zur Prozessoptimierung und dienen als Grundlage für mögliche Prozessauditierungen.
Ziel des Projektes war die Erhebung und Validierung aller Geschäftsprozesse. Gemeinsam mit internen Know-how-Trägern aus verschiedenen Funktionsbereichen und Hierarchiestufen wurden die Geschäftsprozesse erarbeitet und nach BPMN 2.0 modelliert. Hierfür wurde die Software Hopex des Unternehmens MEGA International genutzt.
Vorgehen im Projekt
Die Bearbeitung erfolgte in drei Phasen:
Analyse
In der ersten Phase des Projekts wurde der Detaillierungsgrad festgelegt, gefolgt von der Sichtung der bereitgestellten Dokumente und der Erarbeitung eines ersten Grobentwurfs. Dabei wurden organisatorische Strukturen wie Abläufe, Schnittstellen, Kommunikationswege und IT-Unterstützung erfasst.
Konzeption
In der zweiten Phase wurden auf Basis der Vorarbeiten in Workshops und bilateralen Interviews die Prozesse modelliert. Die Ist-Prozesse wurden mit den jeweiligen Organisationseinheiten, Verantwortlichkeiten, Ereignissen, Aktivitäten, Informationsobjekten und Schnittstellen beschrieben. Zudem wurden mögliche Prozessrisiken und risikomitigierende Maßnahmen erfasst. War ein Prozess sehr komplex oder förderte die Prozessmodellierung stark unterschiedliche Sichtweisen zutage, waren mehrere Folgetermine nötig. Die Prozesse wurden unter Einhaltung der Modellierungskonventionen modelliert.
Finalisierung
In der dritten Phase wurden die zuvor erarbeiteten Prozesse finalisiert. Die am Prozess beteiligten Experten führten die Qualitätssicherung der Prozesse durch, und die finale Abnahme erfolgte durch den Prozessverantwortlichen. Ein wesentlicher Bestandteil der Vorgehensweise war die gemeinschaftliche Erarbeitung der Geschäftsprozesse. Nicht im Scope waren die Offenlegung von Schwachstellen und die Hebung von Potenzialen, um die Performance im Unternehmen zu steigern.
Projektergebnisse
Die Geschäftsprozesse wurden dokumentiert und in Hopex visualisiert. Am Ende wurden diese durch die jeweiligen Prozessverantwortlichen abgenommen. Damit wurden die Vorarbeiten für eine Optimierung der Geschäftsprozesse durch eine stärkere Standardisierung und Automatisierung der Abläufe im Unternehmen geleistet. Einen zusätzlichen Mehrwert stellten zudem die Visualisierung von Zusammenhängen und die Schaffung einer wachsenden Wissensbasis und Visualisierungsbibliothek in Hopex dar. Zudem wurde die Prozessorientierung im gesamten Unternehmen gestärkt.
Die Dokumentation der Geschäftsprozesse liefert Einsicht in die Unternehmensabläufe und gibt Aufschluss über Schnittstellen zu Kunden sowie internen und externen Stakeholdern. Es können zudem Unstimmigkeiten, Abstimmungsschleifen, Doppelarbeit und Zuständigkeitskonflikte erkannt werden. Damit wurde der Grundstein für eine höhere Effizienz der Geschäftsprozesse gelegt.
Über schnekenbühl consulting
Als Beratungsboutique für Organisations- und Prozessberatung sowie Anti Financial Crime gehen wir auf sehr individuelle Kundenbedürfnisse ein. Da hinter den Zielen der Unternehmen spezifische Anforderungen stehen, die nicht mit Pauschallösungen erreicht werden können, sehen wir uns in der Pflicht, Kunden mit hoher fachlicher Expertise zu beraten. Wir halten unser Kernteam klein und vielfältig und setzen bei der Umsetzung auf maßgeschneiderte Kollaborationen mit Spezialisten aus unserem Netzwerk. Dies bietet Kunden den Vorteil, ein Team von Spezialisten zu bekommen, das optimal auf die Erfüllung ihrer Ziele ausgerichtet ist.
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