Schwerpunkt: Mahnplattform
Kunde: Kreditbank
Einblicke in ein laufendes Projekt
Wir begleiten aktuell ein Finanzinstitut bei der Einführung eines zentralen Collection-Tools („Debt Manager“) zur Digitalisierung und Automatisierung bestehender Mahnprozesse. Unser Beitrag als Senior Business Analyst liegt in der Analyse, Modellierung und Standardisierung der End-to-End-Prozesse – mit Fokus auf strukturierte Mahnstrategien, eine integrierte Systemlandschaft und nachhaltige Effizienzsteigerungen.
1. Ausgangssituation und Projektziele
Die Mahnprozesse des Instituts waren bislang auf verschiedene Systeme verteilt und enthielten zahlreiche manuelle Arbeitsschritte. Ziel des Projekts ist es, diese Abläufe zu modernisieren, zu digitalisieren und in einem zentralen Tool zu bündeln. Schwerpunkte sind der Aufbau standardisierter Mahnstrategien, ein robustes Schnittstellendesign sowie die Reduktion von Aufwänden in den operativen Prozessen.
2. Vorgehensmodell
Analyse
In Anforderungsworkshops mit Fachbereichen, Product Owner und Stakeholdern sichten wir bestehende Dokumentationen wie die Requirement Traceability Matrix, prüfen sie kritisch, sprechen offene Punkte durch und führen Interviews mit Teamleads der Fachbereiche. Auf dieser Basis dokumentieren wir Ist-Prozesse, identifizieren System- und Datenabhängigkeiten und leiten erste Optimierungspotenziale ab.
Konzeption
Aus den Analyseergebnissen entwickeln wir Fachkonzepte, funktionale Spezifikationen und Use Cases für die IT-Umsetzung. Wir definieren Akzeptanzkriterien, überarbeiten und schärfen die bestehende Traceability Matrix, entwickeln ein modulares Trainings- und Berechtigungskonzept sowie ein Rollout- und Betriebskonzept mit BCM-Strategie und Ersatzprozessen. Zusätzlich identifizieren wir relevante Datenfelder, entwerfen Datenpfade und klären Integrationsanforderungen.
Maßnahmenentwicklung
In der Implementierungsphase begleiten wir die agile Umsetzung mit Jira, steuern interne und externe Ressourcen und etablieren QA-Standards. Backlogs für MVP- und Post-MVP-Funktionalitäten werden fortlaufend gepflegt. Prozessrisiken und Automatisierungspotenziale werden bewertet und gemeinsam mit den Fachbereichen in die technische Umsetzung überführt. Ein modulares Schulungskonzept stellt sicher, dass alle Beteiligten optimal auf die neuen Prozesse vorbereitet sind.
3. Ergebnisse und Wirkung
Mit der Einführung des Debt Managers werden Mahnprozesse zentralisiert und automatisiert. Erste Ergebnisse zeigen eine deutliche Reduktion manueller Arbeitsschritte, klar definierte Mahnstrategien und eine verbesserte Nachvollziehbarkeit durch konsistente Prozessdokumentation. Die implementierten KPIs ermöglichen ein transparentes Monitoring und bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Optimierung.
Fazit
Wir verbinden tiefes Prozess-Know-how mit methodischer Expertise. So gestalten wir die Transformation des Mahnwesens aktiv mit – und schaffen die Basis für nachhaltige Effizienzsteigerung, regulatorische Sicherheit und eine zukunftsfähige Systemlandschaft.