Erhebung und Visualisierung von Geschäftsprozessen

1. AUSGANGSSITUATION

Der Kunde ist eine Neo-Bank, die sich auf die Kontoführung per Smartphone spezialisiert hat. Zu Beginn des Jahres 2021 hatte sie mehr als sieben Millionen Kundinnen und Kunden. Die Bank wurde im Jahr 2013 gegründet und hat Standorte in Berlin, Barcelona, Madrid, Mailand, Paris, Wien und São Paulo.

Im Rahmen des Projektes „Process Landscape Modelling“ sollten unter breiter Beteiligung der Führungskräfte und Mitarbeiter die Geschäftsprozesse der Bank modelliert und dokumentiert werden. Dabei stellen die Dokumentation und Visualisierung der Geschäftsprozesse einen ersten Schritt dar, um diese Prozesse zu optimieren. Sie dienen damit als Grundlage möglicher Prozessauditierungen.

Ziel des Projektes war die Erhebung aller Geschäftsprozesse sowie die Validierung des Ist-Zustandes. Dabei wurden die zuvor identifizierten Geschäftsprozesse gemeinsam mit internen Know-how-Trägern aus verschiedenen Funktionsbereichen und Hierarchiestufen erarbeitet und modelliert nach BPMN 2.0. Hierfür wurde die Software Hopex des Unternehmens MEGA International genutzt.

2. VORGEHEN IM PROJEKT

Die Vorgehensweise im Projekt mit der Neo-Bank erfolgte in drei Phasen, welche von nachfolgend aufgeführten Aufgaben und Themen geprägt waren:

Erster Schritt

Im ersten Projektschritt wurde der Detaillierungsgrad festgelegt. Es folgte die Sichtung der bereitgestellten Dokumente und die Erarbeitung eines ersten Grobentwurfs. Dabei wurden organisatorische Strukturen wie Abläufe, Schnittstellen, Kommunikationswege und IT-Unterstützung erfasst.

Zweiter Schritt

In der zweiten Phase wurden auf Basis der Vorarbeiten in Workshops und bilateralen Interviews die Prozesse modelliert. Dabei wurden die Ist-Prozesse mit den jeweiligen Organisationseinheiten, Verantwortlichkeiten, Ereignissen, Aktivitäten, Informationsobjekten und Schnittstellen beschrieben. Zudem wurden mögliche Prozessrisiken und risikomitigierende Maßnahmen erfasst. War ein Prozess sehr komplex oder förderte die Prozessmodellierung stark unterschiedliche Sichtweisen zutage, waren mehrere Folgetermine nötig. Die Prozesse wurden unter Einhaltung der Modellierungskonventionen modelliert.

Dritter Schritt

In der dritten Phase wurden die zuvor erarbeiteten Prozesse finalisiert. Die am Prozess beteiligten Experten führten die Qualitätssicherung der Prozesse durch. Durch den Prozessverantwortlichen fand die finale Abnahme statt.

Wesentlicher Bestandteil der Vorgehensweise war die gemeinschaftliche Erarbeitung der Geschäftsprozesse. Nicht im Scope waren die Offenlegung von Schwachstellen und die Hebung von Potenzialen, um die Performance im Unternehmen zu steigern.

3. PROJEKTERGEBNISSE

Die Geschäftsprozesse wurden dokumentiert und in Hopex visualisiert. Am Ende wurden diese durch die jeweiligen Prozessverantwortlichen abgenommen. Damit wurden die Vorarbeiten für eine Optimierung der Geschäftsprozesse durch eine stärkere Standardisierung und Automatisierung der Abläufe im Unternehmen geleistet. Einen zusätzlichen Mehrwert stellten zudem die Visualisierung von Zusammenhängen und die Schaffung einer wachsenden Wissensbasis und Visualisierungsbibliothek in Hopex dar. Zudem wurde die Prozessorientierung im gesamten Unternehmen gestärkt.

Die Dokumentation der Geschäftsprozesse der Neo-Bank liefert Einsicht in die Unternehmensabläufe und gibt Aufschluss über Schnittstellen zu Kunden sowie internen und externen Stakeholdern. Es können zudem Unstimmigkeiten, Abstimmungsschleifen, Doppelarbeit und Zuständigkeitskonflikte erkannt werden. Damit wurde der Grundstein für eine höhere Geschäftsprozesseffizienz der Abläufe gelegt.

4. NUTZEN/MEHRWERT

Sascha Schnekenbühl ist Freelancer, Consultant und betreibt das Partnernetzwerk schnekenbühl consultant. Als spezialisierte Beratungsboutique ist schnekenbühl consulting ausschließlich im Bankensektor tätig: im Retail Banking, im Asset Management und im regulatorischen Bereich für Kunden in der DACH-Region. Wir arbeiten mit Banken und Finanzdienstleistern sowie mit Fintech-Unternehmen zusammen.

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